Asystent/ka Biura Zarządu

Główny zakres obowiązków: 

1. Planowanie spotkań i wydarzeń:

• Umawianie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych

• Koordynacja spotkań z kontrahentami, klientami, zarządem

2. Zarządzanie kalendarzem Prezesa:

• Unikanie konfliktów czasowychCodzienne monitorowanie i aktualizacja kalendarza

• Informowanie prezesa o nadchodzących wydarzeniach, terminach

3. Priorytetyzacja zadań i spotkań:

• Ocenianie ważności i pilności spotkań

• Proponowanie przesunięć lub anulacji, gdy zachodzi taka potrzeba

• Potwierdzanie obecności

• Wysyłanie zaproszeń kalendarzowych i materiałów do spotkania

• Przekazywanie agendy, linków do spotkań online

 4. Współpraca z innymi działami i osobami koordynacja kalendarza z innymi członkami zarządu

5. Współpraca z działami firmy

6. Obsługa korespondencji związanej z kalendarzem:

• Odpowiadanie na zaproszenia, przekierowywanie zapytań

• Redagowanie krótkich maili w imieniu prezesa (opcjonalnie)

7. Organizacja podróży służbowych:

• Planowanie terminów zgodnie z kalendarzem
• Rezerwacje hoteli, biletów, transferów
• Uwzględnienie stref czasowych, dostępności prezesa

8. Przygotowanie do spotkań

• Kompletowanie dokumentów, prezentacji, raportów
• Upewnienie się, że wszystko jest gotowe na czas

9. Tworzenie tygodniowych lub miesięcznych zestawień:

• Ile i jakiego typu spotkań odbył prezes

• Przegląd nadchodzących priorytetów

10. Zgłaszanie problemów i usprawnień:

• Informowanie o przeciążeniu kalendarza

• Proponowanie lepszego zarządzania czasem

Nasze wymagania: 

• Zdolność do szybkiego przeorganizowania planu dnia;

• Elastyczność w przypadku zmian w grafiku;

• Kulturalna i profesjonalna komunikacja;

• Wysoka kultura osobista i takt;

• Odporność na stres rozumiana jako praca pod presją czasu, zmiany planów; 

• Pro aktywność w działaniach rozumiana jako wychodzenie z inicjatywą;

• znajomość języka angielskiego pozwalającą na swobodną komunikację,

Oferujemy: 

• pracę u producenta wyrobów metalowych będącego liderem w swojej branży,
• umowę o pracę lub umowę cywilno-prawna,
• program premiowania,
• możliwość rozwoju zawodowego,
• narzędzia pracy: laptop, telefon,
• możliwość przystąpienia do ubezpieczenia grupowego,
• możliwość przystąpienia do prywatnej opieki medycznej,
• możliwość przystąpienia do Medicover Sport,
• program poleceń pracowniczych,
• Nagrody jubileuszowe,

Wymagania odnośnie kandydata

Terminy